Wie ihr euch mit WhatsApp, Doodle & Co. sinnvoll vernetzt

In diesem Teil geht es darum, wie ihr euch als Bürgerinitiative intern organisiert. Damit sind sowohl technische Hilfsmittel als auch praxiserprobte Tipps für den generellen Ablauf des Projektes gemeint.

So langsam wird es ernst bei unserer virtuellen Bürgerinitiative. In Teil 1 ist die Entscheidung gefallen, dass es FTTH bei dir vor Ort werden soll – und nichts anderes! Und DU hast es in die Hand genommen und wirst das Thema vorantreiben – sehr gut!

Im zweiten Teil ging es darum, wie du Mitstreiter für die gute Sache finden kannst. Der eigene Freundeskreis oder die lokalen Facebook-Gruppen “Du bist ….” sind ein guter Anlaufpunkt um die notwendige Anzahl an engagierten Mitgliedern für Deine Bürgerinitiative zu erreichen.

Nun habt ihr euch gefunden und das erste Kennenlernen hat auch bereits stattgefunden. Vorbildlich habt ihr die anstehenden Aufgaben besprochen und nun geht’s los.

Doch halt! Die interne Organisation ist ein sehr wichtiger Punkt für den Erfolg deines FTTH-Projektes. Nur wenn die anstehenden Aufgaben sinnvoll aufgeteilt und koordiniert werden, könnt ihr diese auch effektiv bearbeiten.

Glasfaser ist schnell – sehr schnell! Und ebenso schnell läuft auch die interne Kommunikation einer Bürgerinitiative ab. Aufgaben gibt es sowieso genug!

Schnell noch die Teilnahme der Mitglieder an der nächsten Bürgersprechstunde abklären! Wer reserviert den Tisch dafür und in welcher Gaststätte? Mitglied A ist krank, wer vertritt die Bürgerinitiative am Wochenende am Infostand? Wer erstellt die Folien für die Veranstaltung in der Stadthalle? Und natürlich müssen die neuesten Gerüchte noch intern diskutiert werden.

Equipment der Teammitglieder

FTTH.blog steht für 100 % Glasfaser! Glasfaser direkt bis ins Haus. Wer diese Technik schon heute beauftragt, hat die Zeichen der Zeit definitiv erkannt. Deshalb setze ich an dieser Stelle eine funktionierende IT-Ausstattung für angehende Mitglieder einer Bürgerinitiative schlichtweg voraus.

Von daher gehe ich auch nur kurz darauf ein. Eine hochpreisige “Nerd-Ausstattung” mit hochgezüchteten Rechner ist nicht notwendig. Viel wichtiger ist eine saubere Konfiguration, damit alle Mitglieder stets einsatzbereit ist.

Zwei Dinge werden in der Hauptsache benötigt. Zum einen ein aktuelles Smartphone, speziell für WhatsApp, E-Mail sowie Fotos und Videos von unterwegs. Des weiteren wird ein halbwegs aktueller PC / Laptop für Internet- und Office-Anwendungen benötigt. Das war es schon.

Diskretion bitte!

Bevor wir auf die einzelnen Anwendungen im Detail eingehen, zunächst eine grundsätzliche Anmerkung zum Umgang mit (vertraulichen) Informationen. Es werden mit Sicherheit viele, viele Informationen innerhalb der Bürgerinitiative ausgetauscht. Aber die ein oder andere Information ist möglicherweise nicht für die Öffentlichkeit bestimmt.

Eine goldene Regel sollte gleich zu Beginn allen Mitgliedern einer Bürgerinitiative klar sein: Was intern besprochen wird, bleibt auch intern. Darauf muss man sich verlassen können.

WhatsApp

Der Messenger Dienst schlechthin um sich intern auszutauschen ist WhatsApp. Mit einer einzelnen Nachricht erreicht man zeitgleich alle Mitglieder der Gruppe – sehr praktisch. Der Versand von Fotos und Videos ist ebenfalls problemlos möglich.

Bei der Gelegenheit: Ich möchte hier keine Diskussion zum Datenschutz vom Zaun brechen. Es gibt auch sehr gut Alternativen zu WhatsApp wie z. B. Threema oder Telegram. Hauptsache ist, dass sich die Bürgerinitiative geschlossen auf einen Messenger Dienst verständigt – nur so ist eine sinnvolle Kommunikation möglich.

Wie oben beschrieben, ist Glasfaser ein schnelles Thema. Laufend gibt es neue Informationen. Ob vom zukünftigen FTTH-Anbieter, dem Rat bzw. Bürgermeister oder von den Mitgliedern der Bürgerinitiative selbst – irgendwas gibt’s immer zu berichten.

Bei “Glasfaser für Kerken” haben wir uns auf WhatsApp als Kommunikationstool verständigt. Zwischenfazit nach 6 Monaten: Über 6.000 WhatsApp Nachrichten wurden in der internen WhatsApp-Gruppe der Bürgerinitiative versendet. Rein rechnerisch macht dies über 30 Nachrichten pro Tag – in der heißen Phase waren es mit Sicherheit über 100 Nachrichten am Tag.

Eine Bürgerinitiative ist keine statische Gruppe. Idealerweise wächst die Bürgerinitiative mit steigendem Bekanntheitsgrad und es kommen nach und nach ein paar weitere Mitglieder hinzu.

Für unsere WhatsApp-Gruppe bin ich der Administrator. Bei der Aufnahme eines neuen Mitglieds in die WhatsApp-Gruppe habe ich stets eine Nachricht mit folgendem Inhalt in die Gruppe gesendet:

Hallo BI-Mitglieder. Max Mustermann ist jetzt ebenfalls Mitglied von Glasfaser für Kerken. Herzlich Willkommen.

So war jeder erstmal informiert, dass ein weiteres Mitglied bei der Bürgerinitiative an Bord ist und ab jetzt auch mitliest. Parallel dazu habe ich die aktualisierte Mitgliederliste per E-Mail verteilt.

E-Mail-Verteilerliste

Deine Bürgerinitiative muss natürlich auch per E-Mail erreichbar sein. Hier bieten sich E-Mail-Verteiler regelrecht an. Diese haben den Vorteil, dass in der Kommunikation nach außen lediglich eine einzige E-Mail-Adresse, sozusagen als Visitenkarte, herausgegebenen werden muss.

Viele Hostinganbieter bieten bereits im Standardtarif entsprechende Funktionen an. Die Logik bei den Verteilerlisten ist in der Regel stets die Gleiche: Man legt eine neue Mailadresse als Verteiler an und ordnet dann die einzelnen privaten Mailadresse der Mitglieder dieser Verteileradresse zu.

Der Absender einer Mail adressiert dann seine E-Mail nur noch an diese einzelne  E-Mail-Adresse. Die Verteilung auf die einzelnen, privaten Mailadresse erfolgt dann beim Hoster im Hintergrund. Der Absender der E-Mail bekommt von diesem Prozess nichts mit.

Hat man keine eigene Domain bzw. bietet der Hoster keine E-Mail-Verteiler im gewählten Tarif, gibt es auch alternative E-Mail-Dienste im Internet. Beispielweise bieten die großen E-Mail-Anbieter GMX und WEB.DE entsprechende Funktionen. Exemplarisch sind hier GMX und WEB.DE genannt:

GMX – 5 E-Mail-Verteiler mit jeweils 50 Mitgliedern
https://hilfe.gmx.net/email/einstellungen/verteiler-anlegen.html

WEB.DE – 20 Verteiler mit jeweils 25 Empfängern
https://hilfe.web.de/maildomain/e-mail/verteilerlisten.html

Bei meiner Bürgerinitiative Glasfaser für Kerken haben wir mit zwei E-Mail-Verteilern gearbeitet. Wie oben beschrieben gab es einen generellen E-Mail-Verteiler  info@… und eine zweite mit dem Namen faq@…. Mails an diese E-Mail-Adresse gingen an drei technikaffine Mitglieder, welche die Fragen rund um Netzwerk & Co beantworteten. Eine prima Möglichkeit die Aufgaben schon im Vorfeld zu verteilen.

E-Mail-Postfach (mit eigener Domain)

Ein Webauftritt für Deine Bürgerinitiative ist sowieso unumgänglich. Von daher wirst du auch eine passende, eigene Domain haben müssen. Damit ist es problemlos möglich, jedem Mitglied der Bürgerinitiative seine eigene Mailadresse einzurichten. Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, z. B. ein echtes Postfach, oder eine Weiterleitung auf die bestehende private Mailadresse.

Die eigene Erfahrung diesbezüglich zeigt allerdings: je weniger, je besser. Es sind heutzutage so viele Kanäle, die man im Blick haben muss, da ist es deutlich einfacher die Mails an wenigen Stellen zu bündeln. Idealerweise braucht man so nur einen zentralen Eingangskorb im Blick zu behalten.

Insofern würde ich nicht empfehlen personalisierte Mailadressen einrichten, sondern diese alternativ als Umleitung auf eine bestehende E-Mail-Adresse zu konfigurieren. Das ist aber zum Teil auch Geschmackssache – natürlich schaut eine E-Mail-Adresse im Stil vorname.nachname@deine-bi.de auch ganz gut aus und vermittelt einen professionellen Eindruck.

Die Kombination macht’s – Verteilerliste und E-Mail-Adresse

Die Praxis zeigt, dass sich eine Kombination aus E-Mail-Verteiler und E-Mail-Postfach bewährt hat.

In der Verteilerliste bündelt man alle Adressen der BI-Mitglieder in einer zentralen E-Mail-Adresse. Dies erleichtert die interne Kommunikation und nach außen wird nur diese eine Mailadresse benötigt, um die gesamte BI per Mail zu erreichen.

Die gleiche(!) E-Mail-Adresse kann parallel auch als reales Postfach eingerichtet werden. In der Praxis wird es so sein, dass nicht alle Mitglieder die Kommunikation nach außen übernehmen, sondern eher die Sprecher einer Bürgerinitiative.

Diese Mitglieder richten dann auf PC, Tablet und Handy die Mailadresse als Postfach ein (Stichwort POP bzw. IMAP) und können dann diese Mailadresse auch als Absender verwenden. Antworten an diese E-Mail-Adresse wiederum gelangen dann sogleich direkt an die ganze Gruppe.

Die meisten großen Webhoster bieten die hier beschrieben Kombination aus E-Mail-Verteilerliste und E-Mail-Postfach an.

Doodle

Innerhalb der Bürgerinitiative gibt es viele Termine, die abzustimmen sind. Die Mannschaft für die Bürgerstammtische ist festzulegen, Termine für die Infostände oder auch mal ein gemeinsames Treffen aus der Reihe um die neusten Infos auszutauschen.

Doodle ist hier das Tool der Wahl um solche Termine in einer größeren Gruppe abzustimmen. Je nach Option kann man Gegenvorschläge zulassen oder eigene Kommentare hinzufügen. Am Ende hat man eine Übersicht um sich für die beste Option zu entscheiden und einen endgültigen Termin festzulegen.

Die Oberfläche von Doodle ist recht selbsterklärend. Wer es gerne mobil haben möchte, für den gibt es auch eine passende App –  sowohl für iOS als auch Android.

Wenn alle Mitglieder zeitnah ihre möglichen Termine eintragen ist der Organisationsaufwand schon nur noch halb so groß.

Fazit

Etwas Technik ist schon notwendig um solche eine Gruppe zu organisieren. Alle hier genannten Tools sind Standard und recht einfach in der Handhabung. Einmal eingerichtet läuft die Technik ohne großen zusätzlichen Administrationsaufwand.

Ein paar Techniker werden sich zwangsläufig in deiner Bürgerinitiative engagieren. Es sollte nicht schwierig sein einen Freiwilligen für das Thema zu finden.

Wichtiger als die Technik ist, dass ihr euch intern mit den Tools gut abstimmt und Diskretion nach außen hin wahrt.